كيف تدير مهامك اليومية والمهارات التي تنظم فيها يومك - جمال نفاع

 كيف تدير مهامك اليومية والمهارات التي تنظم فيها يومك

كيف تدير مهامك اليومية والمهارات التي تنظم فيها يومك

 هل أنت تشعر بأنك مشتت ومحطم تشتغل بوتيرة متسارعة ، سوف تجد في النهاية إنك لم تحقق الأمور المهمة بجدولك ، وأغلب الناس في العصر الحالي تعاني من هذه المشكلة بسب أنهم  تاركين العوامل الخارجية هي التي تحدد  روتينهم  اليومي وهذا ما يسمى العمل الإستجابي ، فبدل من إنهم يتحكمون هم بالعوامل الخارجية ويطوعونها في عمل روتين محكم لحياتهم اليومية الذي ممكن نسميه العمل الإستباقي .

سوف نتكلم عن التحديات الشخصية وكيف ممكن نحلها ، فأول حل هو العمل الإستجابي وهو بإختصار العمل القائم على إستجابتك على العوامل التي تحصل بشكل طارىء ،وأنت شغال جاء البريد أو رسالة فأجلت عملك ورديت عليها فهذا عمل إستجابي ،هذا العمل يقلل إنتاجيتك ،والمفروض أن تنتبه من عادات عملك هذه ولاتعطي الأولوية لأي عمل شبيه له .

فأنت سوف تخيب أمل بعض الناس في البداية لأنك لاتبقى رهن إشارتهم عندما يحدثوك لكن في المقابل لم تضحي بإنتاجيتك .

-المهارة الأولى :

وقت العمل توقف عن كل الأعمال الإستجابية ،إحترم هذا الوقت كما تحترم وقتك في الإجتماع بنفس الطريقة مع العملاء مثلاً ، ففي الإجتماع لم تسمح لأحد أن يقاطعك ، فلو أحد قاطعك ورن هاتفك فأكيد لا ترد عليه لأنك بالإجتماع ،فتعامل بالمنطلق هذا وأحترم وقتك بنفس الطريقة ، ستلاحظ أن الموضوع قد فرق معك من ناحية الإنتاجية .

-المهارة الثانية : 

أحذف تعددية المهام من قائمة مهارتك ،فلاتحاول أن تقوم بأكثر من عمل بنفس الوقت لأنك سوف تفقد التركيز ، فأنت بذلك تمنع تدفق الأفكار وتفقد التركيز ، فلو أنت مقتنع إنك شخص متعدد المهام وتعرف تعمل أكثر من مهام بنفس الوقت تكون قد أخطأت بتقديرك ،فالصح أن تقوم بمهمة واحدة وتعطيها كل تفكيرك وتركيزك .

-المهارة الثالثة : 

أن تتحكم بالشيء الذي يأتيك ، ففي عصرنا هذا يمر علينا تدفق معلومات بكميات مأهولة والمعلومات هذه ممكن أن تراها إيجابية لكن فيها عيوب ، فهذا يستنزفك ، ممكن أن تأخذ منها المفيد فقط ،فأنت يجب أن تتحكم بما يأتيك .

-المهارة الرابعة :

هي تحجيم أدواتك ، السوشال ميديا ،هي أدوات تلبي معظم حاجاتك الرئيسية بما في ذلك الإحساس بالإنتماء وإحترام الذات ، وأن تشعر إنك أكبر من ذاتك ،وذلك بأن تعرف بأن كل شيء تقوم به له أهمية ،لذلك تذهب لسوشال ميديا وأدواتها ،وهي كلما منحتك القوة كلما أخطات إستخدامها، ومن السهل إلقاء اللوم عليها ،لكن المشكلة تتعلق بك وليس بالوسيلة ،  يجب أن تعرف كيف توجه هذا الإستخدام لشيء مفيد ، فالمشكلة ليس بالدخول للأنترنت بل المشكلة بغياب مقاييس واضحة لهذا الدخول .

 فهل أنت تريد أن تقوم بشيء مفيد أم لا ؟ .

-المهارة الخامسة :

هي إستخدام وسائل التواصل بوعي ، أن تحدد الطرق التي تستخدم بها التكنولوجيا ،وهذا يعني تسجيل الدخول بأوقات محددة بجدول نظامي ثابت .

-المهارة السادسة :

فهي نظام اليوم  ، بأن تضع حدود صارمة ليومك ،فأنت محتاج أن يكون يومك الإنتاجي جيد ، بأن تعرف متى سيبدأ ومتى سينتهي وكيف تقسمه بين مختلف الأعمال ، يجب أن تكون الحدود صارمة، لأنها هي التي تمنعك لإستغراق وقت أطول بالمهمة التي تقوم بها  أيضاً  وتجنبك إدمان العمل ، لذلك قبل أن تبدأ بشغل اليوم أعمل قائمة بمهام اليوم كله ،أكتب كل إلتزام عليك ، هذا سيجعلك ترتاح أكثر بأن تعرف كم أنجزت ، بعد تدوين هذه المهام ووضعها في مكان واضح بالنسبة لك ، وإلتزم بتنفيذ أكبر عدد منهم بوقتها المحدد ، فهذا يعطيك دفع معنوي أكثر  ، وأيضا وأنت تكتب المهام رتبها من الأصعب للأسهل ، لأنك إذا عملت المهام السهلة أولاً  سيبقى صعب عليك إنجاز المهام الأصعب فمن الطبيعي هنا أن تقل طاقتك خلال اليوم ، فحدد أوقات للرد على الرسائل ووقت للشغل ووقت لمناقشة الإقتراحات ،وهذه مهام تتكرر دائماً فثبت لها أوقات لا تتغير .

-المهارة السابعة :

 هو أن تكون واقعي ، وضع لنفسك مدة زمنية واقعية لإتمام كل مهمة ، أن تكون واقعي بهذا الشكل ، سوف يحميك من التأخير عن مخططاتك .

اترك مساحة في جدولك اليومي للأمور القليلة الأهمية أو الطارئة .

-المهارة الثامنة : 

خصص مساحة للعمل الإبداعي ، فهو طريقة للتنفيس وإخراج الطاقة السلبية ، فحاول أن تضيف الأعمال الإبداعية لجدول إنتاجيتك  .

سؤال :

ماهي العوائق التي تمنعك من العوامل الإبداعية ؟ 

الجواب عليه كمثل الحاجز العاطفي  أو الخوف مثلاً .

- المهارة التاسعة : 

إفساح مجال للعزلة ، يجب أن يكون هناك وقت مخخص تنعزل فيه عن الناس والأعمال ،وترى فيه ماهو المهم وترتب فيه أولوياتك ، والوقت هذا سيعزز إنتباهك للأعمال التي تقوم بها بدون فائدة ،ويفضل أن يكون هذا العمل صباحاً  ، وبعيد عن أي إتصال بالإنترنت .

بقلم جمال نفاع